Spices
Coffee Beans
Desserts
e-Bikes
e-Car
Cigarettes
Cigars
Untuk menjalankan sebuah transaksi, dibutuhkan sebuah perjanjian hitam diatas putih, ataupun secara digital. Kontrak yang berlandaskan hukum, bagi melindungi semua belah pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut. Sistem transaksi ini berjalan utk semua proses jual-beli dalam negeri maupun kegiatan ekspor impor.
Proses perdagangan ini telah diterapkan di semua belahan negara, antara lain:
Request for Quotation / RFQ (Permintaan Surat Penawaran)
Disini, Pihak Pembeli (Off-taker) yang berminat untuk membeli barang dari Penjual (Supplier), akan menanyakan harga, kualitas, minimum pembelian, tempat pengambilan serta metode pengiriman, dan ketentuan-ketentuan lainnya dari penjual.
Pihak Pembeli akan memberikan keterangan berapa unit pesanan yang diperlukan, dan semisal dia mempunyai gudang dan alat transportasi sendiri, dia dapat mengajukan untuk mengambil barang dari tempat atau gudang Pihak Penjual.
Secara manual, pembeli dapat mengajukan Permintaan Penawaran ini semudah lewat telpon ataupun sistem messaging lainnya.
Quotation (Surat Penawaran)
Setelah adanya Permintaan untuk Penawaran dari Pihak Pembeli, maka Pihak Penjual dapat memberikan surat balasan yang berisi permintaan calon pembeli dalam bentuk Quotation atau Surat Penawaran.
Surat Penawaran tersebut akan berisi lengkap dengan harga, termasuk kondisi lainnya sesuai permintaan pembeli, diskon khusus, ketersediaan barang, photo lampiran-lampiran dan keterangan barang.
Disini yang paling menentukan sebuah Quotation adalah jangka waktu untuk pembelian barang tersebut. Misalnya, apabila dalam 30 hari setelah Surat Penawaran tersebut diterbitkan, tidak ada transaksi, maka Surat Penawaran tersebut dianggap hangus atau tidak sah.
Bila jangka waktu itu telah terlewati, maka Pembeli harus menerbitkan permintaan Surat Penawaran baru, sesuai kondisi harga dan ketersediaan barang di pasar, disaat itu. Meskipun tidak berlandaskan hukum yang mengikat, Penjual diharapkan untuk menyediakan barang sesuai dalam perjanjian Surat Penawaran yang telah ia terbitkan, guna kelangsungan nama baik perusahaan di pasaran industrinya.
Dari sini, Pihak Pembeli dapat mengajukan atau menawar harga yang ditetapkan, bisa dengan kuantitas yang lebih, yang bisa menguntungkan kedua belah pihak. Penjual juga akan menegosiasi harga terbaik juga, menurut kondisi pasar atau ketersediaan barang nya. Semua cara negosiasi dapat di jalankan demi kelangsungan hubungan relasi bisnis antara kedua belah pihak yang saling menguntungkan (win-win).
Purchase Order (Pesanan Pembelian)
Setelah proses negosiasi telah berjalan dengan baik dan kedua belah pihak telah mencapai kesepakatan, maka perjanjian tersebut diharapkan untuk dinyatakan secara tertulis dan ditanda-tangan, melalu print ataupun digital.
Disini Pembeli akan menerbitkan Purchase Order atau seringnya disingkat PO, dengan jumlah yang telah diminati dari pilihan-pilihan yang disediakan dalam Surat Penawaran Penjual.
Lengkap dengan data pembelian dan tanda-tangan Pembeli yang akan bertanggung-jawab atas pesanan tersebut.
Proforma Invoice (Faktur Proforma)
Penjual akan menerbitkan Proforma Invoice (PI), yang menyatakan bahwa Pihak Penjual menyetujui dan dapat menyediakan kebutuhan yang diminati oleh Pihak Pembeli, dari keterangan PO, dapat di jalankan.
Di dalam PO tersebut, dinyatakan sebagai berikut:
1. Keterangan dan spesifikasi barang yang akan di perjual-belikan, seperti kuantitas, kualitas dan tipe
2. Metode Pembayaran, apakah melalui bank transfer, atau metode transaksi lainnya, seperti cek atau giro
3. Sistem dan tahap pembayaran, seperti:
- Pembayaran 100% di muka sebelum pengiriman
- Pembayaran 50% dan 50% setelah barang di terima
- Pembayaran saat barang sampai, di cek, dan di terima di tempat pembeli
- Pembayaran setelah 30 hari barang di terima di tempat pembeli
- Pembayaran setelah 60 hari barang di terima di tempat pembeli
3. Ketentuan kondisi dan jumlah barang pada saat sampai di tempat (semisal ada penyusutan) atau ada perubahan harga (semisal hari panen raya)
4. Jadwal pengiriman, serta estimasi sampai di tempat yang telah disepakati
5. Keterangan harga-harga pajak yang termasuk (inclusive) atau diluar (exclusive) harga total Proforma Invoice
6. Keterangan biaya-biaya lainnya (misal ongkos bongkar muat, pengemasan sesuai kebutuhan pembeli)
7. Ketentuan dan kondisi transaksi lainnya (misal tidak dapat di tarik kembali, atau ada atau tidak adanya garansi)
Dan di sahkan dengan:
- Data dan tanda-tangan Pengirim yang bertanggung jawab
- Data dan tanda-tangan Penjual yang bertanggung jawab
Surat Jalan dikirimkan ke pihak pembeli, untuk dapat mengetahui estimasi jadwal datang barangnya dan mempersiapkan lahan gudang, dan sisa pembayaran sesuai perjanjian di PO.
Receipt (Tanda Terima)
Setelah barang di terima, dan proses transaksi telah berjalan dengan mulus sesuai dengan perjanjian, maka Penjual akan mengadakan Surat Tanda Terima, surat yang menyatakan akhir dari proses transaksi ini.
Surat ini akan disertakan untuk pelaporan pajak.
Surat-surat ini akan ada di dalam pembukuan manual atau/dan digital di kedua belah pihak penjual dan pembeli, untuk penyimpanan data bila diperlukan di kemudian hari.
